Barbarella
Vse na enem mestu.
Barbarella na enem mestu združuje zajem in hrambo elektronskih in digitaliziranih dokumentov ter delovne tokove (workflowe) za obdelavo in knjiženje teh dokumentov.
Vnaprej definirani delovni toki omogočajo enostavno obdelavo elektronskih in digitaliziranih dokumentov. Integracija Barbarelle z računovodskimi programi v največji meri omogoča avtomatizacijo procesov pri obdelavi knjigovodskih listin in računovodenju.
Zakaj je Barbarella prava izbira?
Nekaj ključnih razlogov, zakaj se odločiti
za našo on-line hrambo dokumentov in povezavo z računovodstvom.
Upravljanje z dokumenti
Dokumente, kot so računi, dobavnice, pogodbe in podobno, podjetja dostavljajo po različnih poteh in v različnih oblikah: papirnih, digitalnih oziroma elektronskih. Vse te poti in oblike Barbarella zajame in dokumente pripravi za obdelavo glede na tip dokumenta in organizacijo poslovnega procesa v podjetju.
Skeniranje dokumentov s pametnim telefonom
Z aplikacijo za skeniranje na pametnem telefonu skenirate dokument in ga v PDF obliki pošljete na Barbarellin e-naslov.
Skeniranje dokumentov s skenerjem
Dokumente, ki smo jih prejeli v papirni obliki, skeniramo, shranimo na lokalni računalnik in nato uvozimo v Barbarello.
Prejem e-dokumentov preko bizBOX
Najbolj zanesljiv in za uporabo tudi najbolj enostaven način je prejem e-dokumentov preko bizBOX-a. Dokumenti se z vsemi podatki samodejno uvozijo in so tako pripravljeni za odobritev in knjiženje.
E-pošta
Vsaka organizacija v Barbarelli ima poseben poštni predal, namenjen za vlaganje listin po tej poti. Barbarella samodejno uvozi listino.
Uvoz ali Povleci in spusti
Datoteke, ki ste jih shranili ali prenesli na lokalni računalnik, lahko vložite v Barbarello s klikom na gumb Uvoz ali preprosto tako, da jih povlečete in spustite na spletno stran Barbarelle (Drag & Drop).
- Prednosti elektronskih računov so v bolj enostavnem izdajanju, hitrejši distribuciji in avtomatizaciji poslovnih procesov. Barbarella podpira avtomatizacijo vnosa podatkov, avtomatizirano kontiranje oz. likvidaturo celotnega računa ali pa samo posamezne postavke ter avtomatiziran delovni tok za potrjevanje.Ker so vsi podatki računa zapisani v digitalni obliki, odpade ročni vnos podatkov in posledično tudi ni nobenih napak pri vnosu.
- Ker so vsi podatki računa zapisani v digitalni obliki, odpade ročni vnos podatkov, kar pomeni izjemno majhna možnost napak pri vnosu.
- Hitrost celotne obdelave računa se poveča za več desetkrat.
- Vnašanje podatkov iz papirnih računov je bistveno ceneje in hitreje, če jih najprej pretvorite v digitalno obliko, se pravi da jih skenirate in shranite v PDF formatu, nato pa izvedete funkcijo OCR (Optical Character Recognition oz. optično prepoznavo znakov). Iz slike računa se avtomatsko prepozna izdajatelja in prejemnika, njihovo DDV ali davčno številko, znesek računa in DDV-ja, datume izdaje, storitve ter rok plačila, referenčne številke plačila, itd.
- Delovni toki nudijo boljši nadzor nad procesi v podjetju, lažji in hitrejši dostop do podatkov ter izboljšujejo produktivnost.
- V delovni tok so poleg članov organizacije vključeni tudi računovodje. V računovodskem servisu pri delu s strankami lahko govorimo o dejanskem brezpapirnem poslovanju, saj stranka zajame podatke na svoji lokaciji in dokumente v digitalni obliki posreduje v ERP računovodskega servisa.
Enostavni delovni tok
Barbarella v osnovni različici ponuja enostavni delovni tok, v katerem nastopata samo dve osebi ali dve vlogi. Vnašalec, ki v organizaciji vloži in hkrati tudi odobri dokument za knjiženje in računovodja, ki na strani računovodskega servisa dokument prevzame in poknjiži.
Razširjeni delovni tok
Naprednejša verzija Barbarelle pa omogoča delovne toke z več koraki, kot so na primer vnos -> odobritev -> knjiženje, ali pa samo vnos in arhiviranje, ali pa vnos in branje oz. odobritev poljubnim osebam. Prav tako je omogočeno posredovanje in zavračanje dokumentov.
Dostopnost s katerekoli naprave
Barbarella je dizajnirana po principu Role Based Responsive Design, kar pomeni, da je grafični vmesnik prirejen nalogi, ki jo uporabnik opravlja in napravi, na kateri dela.
Primer:
Vlagatelj ima prikazana vsa polja, ki so potrebna za vnos podatkov. Direktor, ki prejeti račun odobri, pa ima prikazana samo zanj pomembna polja. Hkrati je prikaz prilagojen tudi napravi, na kateri se naloga izvaja: osebni računalnik, tablica ali mobilni telefon.
Barbarella Paketi
Osnovni paket 1 omogoča enostaven zajem in obdelavo digitalnih dokumentov, paket 2 vsebuje vse, kar je v paketu 1, plus knjigo prejete pošte in modul plačilni nalogi. Paket 3 je namenjen organizacijam, ki imajo večje število računov.
* označuje opcijo, ki jo je možno vklopiti ob doplačilu
Paket 1
€
15
/ mesec
- Prednastavljeni delovni toki
- 1 aktivni uporabnik
- Knjiga Prejetih Računov
- Knjiga Izdanih računov
- Knjiga Bančnih izpiskov
- Knjiga ostalih knjigovodskih listin
- Optična prepoznava računov*
- Izmenjava e-dokumentov preko bizBOX-a*
- 1 GB velik eArhiv
- Prenos e-dokumentov v Lokalni arhiv
- Prenos e-dokumentov v ZZI eHrambo*
- Prenos e-dokumentov v ERP računovodskega servisa*
Paket 2
€
35
/ mesec
- Prednastavljeni delovni toki
- 1 aktivni uporabnik
- Knjiga Prejetih Računov
- Knjiga Izdanih računov
- Knjiga Bančnih izpiskov
- Knjiga ostalih knjigovodskih listin
- Knjiga Prejete pošte
- Modul Plačilni nalogi
- Optična prepoznava računov*
- Modul Pregled terjatev in obveznosti*
- Modul Fakturiranje*
- Izmenjava e-dokumentov preko bizBOX-a*
- 1 GB velik eArhiv
- Prenos e-dokumentov v Lokalni arhiv
- Prenos e-dokumentov v ZZI eHrambo*
- Prenos e-dokumentov v ERP računovodskega servisa*
Paket 3
Po dogovoru
- Koraki delovnih tokov po dogovoru
- Število uporabnikov po dogovoru
- Knjiga Prejetih Računov
- Knjiga Izdanih računov
- Knjiga Bančnih izpiskov
- Knjiga ostalih knjigovodskih listin
- Knjiga prejete pošte
- Modul Plačilni nalogi
- Optična prepoznava računov*
- Modul Pregled terjatev in obveznosti*
- Modul Fakturiranje*
- Izmenjava e-dokumentov preko bizBOX-a*
- Zaupnost dokumentov po dogovoru
- 1 GB velik eArhiv
- Prenos dokumentov v Lokalni arhiv
- Prenos v certificirano ZZI eHrambo*
- Prenos e-dokumentov v ERP računovodskega servisa po dogovoru*
Video navodila
Vnos in odobritev računov
Vlaganje računov iz e-mejla
Skeniranje dokumentov z mobilnim telefonom
Prenos eArhiva na lokalni računalnik
Zajem in vnos prejetega e-računa
Uvoz eRačuna
Hramba dokumentov
Barbarella omogoča hranjenje digitalnih dokumentov v svoji oblačni hrambi, ki je na Microsoftovih strežnikih Azure, lociranih na Nizozemskem. Barbarella ni certificiran ponudnik digitalnega arhiva, zato omogoča prenos hrambe dokumentov na dve drugi lokaciji:
V kolikor je vaša organizacija zavezana hrambi dokumentov le pri certificiranih ponudnikih, vam Barbarella omogoča prenos dokumentov v ZZI-jevo eHrambo.
Za vse, ki ne potrebujete certificirane hrambe, Barbarella omogoča prenos datotek na lokalni računalnik oz. zunanji disk ali USB ključ. Prenesenim datotekam je dodano tudi kazalo v HTML formatu. Tako je dokumente mogoče kadarkoli poiskati in prikazati s preprostim spletnim brskalnikom.
Knjige in moduli
Pogosta vprašanja
Kaj nas največkrat vprašate glede Barbarelle
Račune, ki jih dobite po mejlu ali preko bizBoxa, lahko vložite oziroma uvozite direktno v e-arhiv Barbarella. Račune, ki jih še dobivate v papirni obliki, s skeniranjem pretvoritev v elektronsko obliko PDF in jih kot take shranite v e-arhiv Barbarella. Zakonsko gledano ni potrebe, da bi delali še fizični arhiv v papirni obliki.
Razlogi za hrambo dokumentov e papirni obliki so lahko različni: bodisi ker imajo računi več strani in prilog, ki jih nismo skenirali ali pa da zaradi varnosti, ker še ne zaupate e-arhivu, ali ker še večino računov dobivate v papirni obliki, zato boste tudi tisti nekaj e-računov natisnili in jih shranili v fascikel.
Možnih je več načinov:
- Način 1: Račune ne označujemo, ampak jih zlagamo po datumu dokumenta
Vse prejete račune ali dokumente lahko zlagate v fascikel po datumu dokumenta. Ker ne pišete nobenih posebnih oznak, ni posebne povezave med fizičnim in elektronskih arhivom. Če bi recimo želeli poiskati določen račun, potrebujete samo datum računa in partnerja. V večini primerov na isti dan nimate več kot par prejetih računov. - Način 2: Račune zlagamo po zaporedni številki #ID e-arhiva, ki jo je dodelila Barbarella
Tiskane račune ali dokumente lahko zlagate v eno ali več številčnih serij (fasciklov) po zaporedni številki ID e-arhiva. To je številka, ki jo Barbarella dodeli dokumentu, ko se ga vloži /uvozi v Barbarello. Npr., #21.005, itd . Ta številčna serija je enaka za vse tipe dokumentov. Npr. Če ima prejeti račun ID #21.005, za njim pa vlagamo IR, potem bo ta dobil ID #21.006. Vsekakor ne boste mešali prejetih in izdanih računov. Ti bodo vsak v svojem fasciklu. Bodo pa v fasciklu s prejetimi računi vmes luknje. Vendar s tem ni nič narobe.
V glavni knjigi so vsi računi v fasciklu z oznako BEA. Poslovno leto določi rač. servis glede na datum storitve. Primer računa z datumom storitve v letu 2020, ki je bil vložen v Barbarello v letu 2021 je: 2020-BEA-21.005 - Način 3: Račune zlagamo po zaporedju v fascikel , nanj zapišemo AOL in jo zapišemo v Barbarello
Tiskane račune ali dokumente zlagate v enega ali več fasciklov, odvisno od vsebine, in na dokument zapišete zaporedno številka vlaganje v fasciklu. Npr. 005, sam fascikel pa ima oznako 200=Prejeti računi in Poslovno obdobje 2021
Barbarella ima predviden poseben oddelek, kjer je mogoče vpisati arhivsko oznako številom.
Barbarella – vse na enem mestu
Če želite izvedeti več o delovanju programa ali imate vprašanje glede izbire ustreznega paketa za vas, nam posredujte vaše podatke in vas bomo kontaktirali.